文章第一步先教读者列出文件：哪些表记录联系人，哪些表记录跟进，由谁维护，哪份是当前版本。第二步检查联系人编号：同一位联系人是否使用不同名称，不同联系人是否误用同一个编号。第三步检查每条线索跟进记录是否能找到日期、客户问题、沟通结果和负责人。
文章第一步先教读者列出文件
文章第一步先教读者列出文件：哪些表记录联系人，哪些表记录跟进，由谁维护，哪份是当前版本。第二步检查联系人编号：同一位联系人是否使用不同名称，不同联系人是否误用同一个编号。第三步检查每条线索跟进记录是否能找到日期、客户问题、沟通结果和负责人。
示范一条原记录：“王经理，有需求，已联系。”整理时不能凭空补日期与跟进动作，应向原负责人核对，再改成能够定位联系人和处理过程的记录。无法补回的内容标为缺失，让下一位同事知道这不是完整历史。
第四步把已整理文件、字段说明和未解决问题放在…
第四步把已整理文件、字段说明和未解决问题放在一起，交给负责导入或实施的人。读者完成后，应该得到一份可以继续讨论的材料，而不是仅仅觉得数字化很重要。
写作时每一步都问：读者要拿什么开始？实际做哪一个动作？完成后会多出什么？有一步答不出来，就继续补细节，不用“建立机制”代替。